חובת נוטריון לתיעוד אישורים וביצוע רישומים
כללי
בדף זה אנו מגישים לכם הסבר על הכללים המחייבים כל נוטריון הפועל בישראל לשמור אישורי נוטריון אותם הוא מנפיק, לתעד אותם בפנקסיו, בפנקס תקבולים נפרד, וכיו”ב.
חוק הנוטריונים, התשל”ו-1976 ותקנות הנוטריונים, תשל”ז-1977 (להלן – “תקנות הנוטריונים”), אשר נחקקו מכוחו, מחייבים כל נוטריון הפועל בישראל להתנהל לפי כללים מחמירים באשר להנפקת אישורי נוטריון, שמירתם, תיעוד המסמכים, רישומם בפנקסיו, ועוד.
משרד עורכי דין נוטריון בראשון לציון עמית ורד מביא בפניכם את עיקרי ההוראות הרלוונטיות לעניין זה.
שמירת העתקי אישורי נוטריון
נוטריון מחויב לשמור עותק מקורי של כל אישור נוטריון אותו הוא מנפיק.
במסגרת חובה כאמור, על נוטריון לשמור עותק של אישורים נוטריונים במהלך תקופה של 7 שנים ממועד הנפקת האישור.
לעניין זה, קובעת תקנה 22 לתקנות הנוטריונים:
“22. עותקים
(א). נוטריון ישמור בידיו לתקופה של שבע שנים עותק אחד של כל אחד מאישוריו שלו יצורף – מלבד המסמכים שעליו לצרפם לפי הוראות אחרות של תקנות אלה – עותק אחד של המסמך שלגביו ניתן האישור; היה אותו מסמך חתום על ידי אדם שניצב בפני הנוטריון אגב מתן האישור, ייחתם גם העותק שיישמר בידי הנוטריון, על ידי אותו אדם.”
נוטריון אינו רשאי לגבות שכר שירותי נוטריון בגין העותק הנשמר אצלו במשרד.
המטרה של הוראה חוקית זו היא:
- ליצור תיעוד מסודר של מסמכי הנוטריון במשרדו על מנת שיהא ניתן לבצע השוואה למסמך הנוטריוני הנמסר ללקוח, במקרה של בעיה כל שהיא (למשל: חשד בדבר טענת זיוף, מרמה, או או שינוי במסמך ע”י הלקוח לאחר הנפקתו).
- לאפשר ללקוח לקבל בעתיד העתק נוטריוני של אישור מקורי, במידת הצורך (למשל: במקרה שאישור אבד ללקוח).
- לאפשר ביקורת על עבודת הנוטריון, פיקוח על אישורי נוטריון (ע”י ועדת ביקורת מטעם משרד המשפטים).
ניהול פנקס תקבולים נפרד
נוטריון מחויב לנהל פנקס תקבולים נפרד לגבי תקבולים המשולמים לו מעבודתו כנוטריון, כלומר, להפרידם משכר טרחת עורך דין.
נוטריון הגובה שכר שירותי נוטריון, וכן שכר טרחת עו”ד בגין הכנת המסמך המשפטי עצמו (למשל: צוואה, או ייפוי כוח נוטריוני, וכו’), חייב לבצע הפרדה בין התשלומים בגין כל שירות.
לעניין זה, קובעת תקנה 25 לתקנות הנוטריונים:
“25. פנקס חשבונות
לעניין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון ; הוראה זו אינה גורעת מחובת הניהול של רישומים אתרים על הכנסותיו לפי כל חיקוק.”
שכר שירותי נוטריון הוא קבוע בחוק, ולכן מצב זה יותר שקיפות אצל הלקוח, היודע כמה כסף הוא משלם עבור שירותי הנוטריון, לפי התעריפים הקבועים של משרד המשפטים, לעומת שכר טרחת עורך דין, בגין שירות משפטי, אשר אינו נוטריוני.
ניהול פנקס צוואות נפרד
נוטריון מחויב לנהל פנקס נפרד לגבי צוואות.
לעניין זה, קובעת תקנה 23 לתקנות הנוטריונים:
“23. צוואה
(א) נעשתה צוואה בפני נוטריון לפי סעיף 22 לחוק הירושה, תשכ”ה-1965, ימסור הנוטריון את מקור הצוואה לידי המצווה; סירב המצווה לקבלה, תופקד הצוואה על חשבונו של המצווה אצל רשם לענייני ירושה שבאזור פעולתו נעשתה.
(ב) נוטריון ינהל פנקס צוואות וירשום בו את מועד עריכת הצוואה, שם המצווה, המספר הסידורי של האישור הנוטריוני, אזור הפעולה ושם הרשם לענייני ירושה שאצלו הופקדה הצוואה ומועד הפקדתה; לכל רישום יהא מספר סידורי שוטף לפי מועד הפקדתה של הצוואה או מועד מסירתה לידי המצווה, לפי העניין.
(ג) הופקדה צוואה שתקנה זו חלה עליה יצרף הנוטריון לעותק האישור על עריכת הצוואה שישמור בידיו את אישור הרשם לענייני ירושה על הפקדתה וימציא למצווה, לפי דרישתו, העתק מאושר ממנו.”
דרישה זו היא לאור החשיבות והמעמד המיוחד שמייחס המחוקק לאישורי נוטריון של מסמכים של צוואות, בהיות צוואה נוטריונית מהווה ‘צוואה בפני רשות’.
ההפרדה האמורה גם מקלה על נוטריון לאתר צוואה אותה אישר, לבקשת הלקוח, או יורש, במידת הצורך, בעתיד.
ניהול כרטסת נוטריון
נוטריון מחויב לנהל כרטסת מיוחדת ונפרדת (בכתב יד) של כל אישורי נוטריון אותם הוא מנפיק במשרדו.
לכל אישור ניתן מספר סידורי שונה.
בכרטסת מצוין המספר הסידורי (רץ), שמו שם הלקוח, מהות אישור הנוטריון, התאריך, כדי שיקל על נוטריון לאתר את המסמך, במידת הצורך, בעתיד (לפי שם, או לפי תאריך, וכו’).
הכרטסת יכולה להתנהל לפי אותיות (שם המשפחה של הלקוח), או לפי מספור האישור הנוטריוני.
לעניין זה, קובעת תקנה 24 לתקנות הנוטריונים:
“24. כרטסת
(א) נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או שבשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון. (ב) בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
(ג) במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב).”
